Istnieje wiele mylnych skojarzeń z prezentacją biznesową w Power Poincie. Również w podejściu do tworzenia prezentacji występują błędy, które w efekcie prowadzą na dosłowne manowce. Wyjaśnię zatem, czym prezentacja biznesowa być powinna, a czym nie.
Dobra wewnętrzna prezentacja biznesowa to uporządkowane przedstawienie wybranych danych i informacji, z wykorzystaniem narzędzi wizualizacji, mające czytelne przesłanie dla odbiorcy. Tym samym koncentruje się na wnioskach, jakie chcemy przedstawić i pozwala nam czytelnie zaprezentować efekty pracy. Pokazuje tylko te dane, z których coś wynika dla naszego przesłania. Wykorzystuje wykresy i rysunki tylko po to, by lepiej zobrazować nasze konkluzje. Zawiera rozwinięte zdania i równoważniki zdań jako komentarz uzupełniający. Współgra z tym co mamy dopowiedzenia, a nawet pomaga nam opowiadać o danych. Kolejne slajdy tworzą zaplanowaną przez autora fabułę (storyline).
Prezentacja natomiast nie jest narzędziem pracy analitycznej. Rysowanie slajdów nie ma nam pomagać w wyciąganiu wniosków. Nie wrzucamy do PowerPointa wszystkich danych, by następnie się zastanawiać co, z tego wynika. Jeśli chodzi o dane liczbowe, to od wsparcia analizy mamy program Excel. To on oferuje nam formuły i opcje pozwalające zarówno na proste kalkulacje matematyczne, jak i bardziej skomplikowane analizy statystyczne. Tabele przestawne do analizy baz danych w różnych przekrojach to też opcje dostępne w Excelu – nie ma jej w PowerPoincie.
PowerPoint nie jest edytorem tekstu z użyciem jedynie większej czcionki. Jeśli chcemy pisać prozę, bądź wyłącznie zestawić kilka wypunktowań, to mamy od tego program Word. Tam dostępne są opcje formatowania akapitów, spisów treści czy złożonych przypisów i indeksów. Jeśli operujemy tylko pełnymi zdaniami lub ich równoważnikami, nie potrzebujemy tworzyć slajdów.
Prezentacja nie jest miejscem na zgromadzenie wszystkich danych, jakie zebraliśmy na określony temat. Choć Ctrl+C, Ctrl+V łatwo stosować w całym pakiecie MS Office, to PowerPoint nie służy do gromadzenia na slajdach wszystkich naszych zbiorów. Poszczególne fragmenty tekstu czy tabelek ściąganych z sieci, bądź zaznaczanych z innych dokumentów lepiej gromadzić w oddzielnych plikach i katalogach. Tak będzie też łatwiej, jeśli chcemy komuś przekazać cały zakres danych. Slajdy są mało użyteczne w tym celu.
Wreszcie prezentacja to nie jest tekst animowany ani zgromadzenie zdjęć. W biznesie prezentacja zasadniczo nie ma być tylko tłem do tego, co chcemy powiedzieć. Jeśli chcemy pokazać ładne widoki, to lepiej po prostu włączyć przeglądarkę zdjęć – nie trzeba ich przeklejać na slajdy. Istnieje wówczas oczywiście dodatkowe ryzyko, że tło może odciągać uwagę od nas i od tego co mamy do powiedzenia.