Najważniejszą metodą strukturyzowania w zgodzie z zasadą piramidy jest wykorzystanie grup logicznych. Nie przypadkiem muszę nawiązać do logiki, gdy chcę wyjaśnić, jak porządkować informacje na slajdach. Bo dane trzeba przedstawić w logiczny sposób.
Jeśli jakiś zakres informacji podzielony jest na grupy logiczne to znaczy, że mamy wydzielone, według jasnego kryterium, zbiory danych, które są podobne, wyczerpujące, trafne i rozdzielne. Cztery przymiotniki w języku angielskim układają się w akronim SEAL – Similar, Exhaustive, Apt, Linear. Stąd też można o nich mówić jak o regule SEAL. Litery E i A odpowiadają amerykańskiej regule MECE – mutually exclusive, collectively exhaustive.
I tak, grupy są podobne, jeśli ich nazwy i zawartość odpowiadają sobie wedle ustalonego kryterium, bądź używają tej samej struktury zdania i kontekstu. Grupy są wyczerpujące, gdy biorą wszystkie stwierdzenia pod uwagę, a trafne, gdy sformułowane są w sposób jednoznaczny i precyzyjny. Wreszcie grupy są rozdzielne, gdy są wzajemnie wykluczające się.
Spełnienie tych czterech reguł gwarantuje:
- łatwość uchwycenia przekazywanej informacji,
- jasny ciąg rozumowania,
- brak nieporozumień,
- brak powtórzeń w pracy i w przepływie informacji.
Przypuszczam, że nie dla wszystkich ta teoria jest zrozumiała. Czas na przykłady. Gdy idziemy do osiedlowego warzywniaka na półkach są różne produkty. Je też można podzielić w grupy logiczne. Możliwe jest kryterium produkty świeże i przetworzone, a dalej świeże dzielić na warzywa i owoce, a przetworzone na produkty w puszce i w słoikach. Ktoś inny może stosować kryterium kolorystyczne – na najwyższym poziomie wydzieli dwie grupy wielokolorowe i jednokolorowe, a na poziomie niżej w jednokolorowych wyróżni czerwone, zielone, żółte itd.
Taką samą klasyfikację można zrobić nie tylko na rzeczownikach, ale na całych zdaniach, które przedstawiają naszą argumentację za danym pomysłem, bądź też wnioski z analiz. Dajmy na to, że zadaniem jest analiza otoczenia. To ułożenie treści prezentacji pokazującej nasze konkluzje może organizować je np. wnioski z analizy makrootoczenia i wnioski z analizy mikrotoczenia. A jeśli przekonujemy Zarząd do wydania środków na nasz pomysł, to argumenty też muszą być SEAL. Czyli możemy powiedzieć. że dzięki 1 mln PLN przekazanemu na rozwój naszego pomysłu pierwsi zagospodarujemy niszę rynkową, zwiększymy zyski o 5% i utrzymamy wizerunek lidera branży.
Podane wyżej przykłady bazowały na niewielkiej ilości danych. Mam świadomość, że w przypadku, gdy informacji jest więcej, to dokonanie porządkowania w grupy logiczne jest trudniejsze. I dlatego wymaga treningu. Będę pokazywał na blogu przykłady dobrych i złych grup logicznych.
Technicznie rzecz biorąc w prezentacji takie podsumowanie grup logicznych powinno się znaleźć na drugim slajdzie (po stronie tytułowej) lub na stronie trzeciej gdy mamy na stronie 2 streszczenie menedżerskie.