Istnieją trzy obszary umiejętności, które wspólnie zapewniają szybkie tworzenie i skuteczność prezentacji. Jednak rzadko kiedy jedna osoba posiada wszystkie trzy. Menedżer powinien wiedzieć, na czym należy się skupić, a co może zlecić innym.
Trzy obszary to:
- Techniczna obsługa Power Pointa (lub innego programu)
- Wizualizacja
- Ułożenie fabuły
Ad 1. Techniczna obsługa Power Pointa (lub innego programu)
Chodzi tu o znajomość możliwości programu i opcji prowadzących do ich wykorzystania. Do tego dochodzi wprawa z ich korzystania oraz znajomość skrótów (klawiszowych, klawiszowo-myszkowych). I nie trzeba znać wszystkich opcji danego programu, ale te z których rzeczywiście się korzysta. Przykładowo w prezentacji biznesowej nie używam nigdy animacji – prezentacja ma być drukowalna.
Zdobyć te umiejętność można dość prosto i szybko. I każdy menedżer powinien znać dokładnie program – choć w toku prac powinien w większym stopniu zlecać wykonanie innym, to zdarza się, że trzeba coś poprawić w ostatniej chwili i wówczas może nie mieć się do kogo zwrócić. Ponadto w trakcie ustnego prezentowania warto móc mieć całą prezentację pod kontrolą.
Ad 2. Wizualizacja
Chodzi tu o zdolność obrazowania naszego przekazu. Może to być po prostu wykres pozwalający lepiej zrozumieć liczby. Na drugim krańcu mamy rozbudowaną grafikę nie tylko ułatwiająca zrozumieć przekaz, ale także budzącą dodatkowe emocje u odbiorcy. Na ten temat napisano kilka książek (kiedyś się do nich odniosę).
W podstawowym zakresie menedżer powinien głównie naszkicować co by chciał pokazać. Reszta powinna być w rękach grafików. Oczywiście prosty wykres każdy pracownik nauczy się tworzyć, jednak nie próbujmy bawić w wyszukiwania na sieci zdjęć mających rozemocjonować odbiorcę. Z jednej strony zawsze będzie pytanie o prawa autorskie. Ale z drugiej – to zajmuje bardzo dużo czasu, odciągając menedżera od tego, co najważniejsze, czyli ustalenie co chce przekazać. W przypadku komunikacji zewnętrznej nasze prezentacje musza być ładne. Wewnątrz organizacji nikt nie zapłaci za dodatkowego grafika – menedżer nie powinien próbować go zastąpić.
Ad 3. Ułożenie fabuły
Chodzi tu o zdolność selekcji danych, priorytetyzowania przekazu i jego strukturyzowanie. Wszystko co się dzieje, w opisanym przeze mnie kroku Tworzenie fabuły oraz (w dużej części) rysowanie slajdu. To jest najważniejsze dla menedżera, a jednocześnie najtrudniejsze.
I na tym powinien się koncentrować menedżer. Co ja chcę właściwie powiedzieć? Jak ułożyć treść w sposób zrozumiały dla odbiorcy i by przekonać go do moich wniosków? Czego nie pokazywać? To są pytania, którymi głównie powinni zajmować się menedżer i pracownik. Jakie użyć kolory czy jakie wsadzić zdjęcia – to zajęcia grafików.
Reasumując, przy dużych ważnych prezentacjach menedżer skupia się na ułożeniu treści, pracownikowi swemu zleca obsługę Power Pointa, a wizualizację outsourcuje.